Vertreterregelung für die elektronische Patientenakte (ePA)

Die elektronische Patientenakte (ePA) wird um eine wichtige Funktion erweitert: Die Vertreterregelung.

Damit können Sie ihre Akte künftig einfacher von Vertrauenspersonen verwalten lassen – auch dann, wenn Sie selbst kein Smartphone besitzen.

Die Vertreterregelung ermöglicht Versicherten eine oder mehrere Personen beauftragen, die eigene elektronische Patientenakte zu verwalten. Diese Vertreterinnen oder Vertreter erhalten über ihr Smartphone Zugriff auf die ePA und können Dokumente einsehen oder verwalten.

Mögliche Wege, wie eine ePA-Vertretung ohne eigenes Smartphone funktionieren kann


Variante	Wer handelt mit Smartphone	Welche Voraussetzungen	Ablaufbeispiel
Vertretene Person besitzt keine App / kein Smartphone, die Vertretungsperson nutzt ihr eigenes Gerät	Die Vertreterin oder der Vertreter	Vertreter muss ein Smartphone mit ePA-App seiner Krankenkasse haben. Aktensystem-Kompatibilität kann nötig sein (abhängig von Krankenkasse). Gesundheitskarte (eGK) mit PIN des Vertretenen muss vorliegen. Identitätsnachweis.	Der Versicherte gibt seine Versichertennummer, Name etc. an, gibt Vertreter an. Der Vertreter loggt sich mit seiner ePA-App ein, verwendet die Gesundheitskarte (der zu vertretenden Person) ggf. über NFC oder Kartenleser, oder die Daten werden über die Krankenkasse verifiziert.
ePA für alle / automatische Akte + Vertreter einrichten später	Wird automatisch eingerichtet, Vertreter wird benannt	Es ist ab 07.2025 möglich, Vertreter bis zu 5 Personen zu benennen, auch ohne eigenes Gerät für die vertretene Person. Es kann erforderlich sein, dass sich der Versicherte gegenüber der Krankenkasse identifiziert und die eGK eingesetzt wird.	Der Versicherte kontaktiert seine Krankenkasse oder über die ePA-App des Vertreters gibt er an, für wen er Vertreter sein möchte. Die Krankenkasse prüft Identität und schaltet Vertretung frei.
Desktop- / PC-Variante mit Kartenleser	Der Vertreter nutzt PC + Kartenleser oder der Versicherte sofern er Zugriff hat	Ein Kartenterminal oder Kartenleser + eGK und PIN sind notwendig. Diese Variante richtet sich besonders an Menschen ohne Smartphone.	Man verbindet z. B. die Gesundheitskarte der zu vertretenden Person mit einem PC/Laptop über Kartenleser, der Vertreter nutzt die PC-Variante der App oder Desktop-Client, um Zugriffsmöglichkeiten zu setzen.

Einrichtung eines Vertreters in der ePA-App der SVLFG

Vergrößerung des Bildes für Handyansicht: Vorgehen beim Einstellen der Vertreterpersonen: 1. rechts oben auf das Nutzer-Portrait gehen. 2. Unter Berechtigungen auf "die vertretende Person" gehen. 3. Die vertretende Person hinzufügen anklicken 4. Angaben zur Person eingeben, die Sie vertreten soll , 5. Auf "jetzt hinzufügen" klicken 6. Die Bestätigung erfolgt.

Schritt 1: Vertretung hinzufügen mithilfe der ePA-App der versicherten Person

In der Patientenakte die Berechtigungsoption wählen
Die Vertretungsoption wählen
Die vertretende Person hinzufügen
Name, E-Mailadresse und Versichertennummer eintragen
Die eingetragene Person hinzufügen
Der eingetragenen Person eine Nachricht schicken

Auf diese Weise können bis zu 5 Vertretende hinzugefügt werden.

Schritt 2: Vertretende Akte in eigener ePA-App hinzufügen

Patientenakte aufrufen
Vertretung einrichten
Person, die vertreten werden soll hinzufügen
Angaben zur vertretenden Patienakte eintragen
Nach der Eintragung die Patientenakte hinzufügen
Bestätigung über die erfolgreiche Hinzufügung der ePA

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